Hvordan utvikle Microsoft Word-maler i Office

Microsoft Word er den mest valgte programvaren for å lage dokumenter og lagre viktig informasjon. Ofte trenger du å lage flere forretningsdokumenter hver dag – da kan du lage egne maler i Word. Ved å designe en mal én gang, kan du bruke den i fremtiden flere ganger. Du trenger ikke formatere dokumenter, og dermed vil du spare tid under dokumentopprettingsprosessen. Dessuten vil det være enkelt å fokusere på innholdskvaliteten. Men hvordan vil du lage en mal i Word ? Denne gjennomgangen kan hjelpe deg.

Viktigheten av å lage tilpassede maler –

Maler lar deg konfigurere forskjellige innstillinger som må forhåndssettes på MS Word-dokumentene dine. Disse innstillingene kan for eksempel være relatert til faner, formatering, stiler og sideoppsett.

MS Office gir deg en rekke maler for enkelhets skyld. Men for å lage en personlig mal i henhold til dine behov, gir Word deg et alternativ. Du kan lagre som «dotx»-formatet til dette formålet. Du kan bruke den lagrede tilpassede malen flere ganger for å spare tid og lage nye dokumenter. Denne maldesignprosessen er svært fordelaktig for å lage dokumenter som f.eks.

• Salgstilbud
• Standard kontrakter
• Brosjyrer
• CVer
• Presentasjoner av din bedrift

Hvordan designe dine tilpassede MS Word-maler

Brukere av Microsoft Office 365, Word 2016, Word 2019 og andre eldre versjoner kan finne dette her.

• Åpne MS Word og gå til Fil-menyen
• Trykk på Tomt dokument ved Ny-overskriften

Dokumentet du oppretter vil bli grunnlaget for malen. Du bør designe Word-dokumentet med hensyn til formatering, innhold, designtemaer, sideoppsett, stiler og spesielle innstillinger. Dette er den store jobben. Du kan selvfølgelig også ta utgangspunkt i et dokument du har skrevet tidligere. Pass på å fjerne alt som skal forandres fra gang til gang slik at et spesifikt kundenavn ikke blir en del av malen.

• Gå igjen til Fil-menyen
• Velg alternativet Lagre som
• Der det fra før står Word-dokument (docx) endrer du det til Word-mal (dotx)
• MS Word vil automatisk skifte til din mal-katalog. Lagre malen der.

Dokumentet er nå lagret som din Word-mal. Du kan bruke den til å lage et annet dokument basert på dine valgte innstillinger.

Hvordan bruke malen

For å bruke malen du akkurat har laget til for eksempel en ny kunde gjør du:

• gå på menyen Fil og velg Ny
• Finn fanen Egendefinert
  
• Her skal du se den nylig lagrede malen
• Velg den, skriv inn forskjellene og lagre den på vanlig måte

Innebygde maler i Office 365

Du kan også velge de gratis, modifiserbare malene som er tilgjengelige i MS Word. Mange organisasjoner leier i dag MS Office 365. Programvaren gir deg en abonnementsbasert tjeneste, og den kan oppgraderes til den nyeste versjonen av Office-appene automatisk. Du vil kunne bruke nye funksjoner og finne flere fordeler. Du kan for eksempel dele dokumentene dine med MS Editor.

Veiledning for å legge til innholdskontroller i MS Word-maler

Du kan legge til og konfigurere innholdskontroller for å gjøre malene dine fleksible. Datovelgere, rullegardinlister, bilder og rik tekstkontroller er noen tilgjengelige alternativer for deg. Du kan for eksempel designe en mal for å legge til en brukervennlig rullegardinliste. Noen rullegardinlister er redigerbare for å la andre brukere administrere alternativene i henhold til deres behov.

For å vise innholdskontrollene

Det er 2 ting som må være på plass for å kunne bruke innholdskontrollene. Word-dokumentet må være av nyere versjon og menyen Utvikler må vises.

Vise utvikler-menyen

• Gå til Fil-menyen
• Velg Alternativer
• Gå til Tilpass båndet og sett hake ved «Utvikler» og trykk OK
  

Endre Word-dokumentet fra gammel versjon

• Gå til Fil-menyen
• Klikk på Informasjon
• Konverter
• Velg et alternativ og trykk OK.

Dette vil sikre deg en vellykket konvertering som du kan lagre.

Sette inn en bildekontroll –

I likhet med innholdskontroller innebærer innsetting av bildekontroll noen trinn.

• Velg stedet hvor kontrollen skal settes inn.
• Fra Utvikler-fanen kan du trykke på Bildekontroll.
  
• Veksle mellom Utformingsmodus (du endrer på noe) og ikke-utformingsmodus (du bruker det)

Noen kontrollere

• Rik tekst
  Denne kan brukes til navn, firmanavn etc..

• Kombinasjonsboks
  Denne kan brukes til å gi brukeren flere valg på tekst
• Avmerkingsboks
  Denne kan brukes i for eksempel en tabell for å gi brukeren en mulighet til å hake av et valg

Bruk av en kombinasjonsboks

For å lage en liste over alternativer, må du

• Velge kombinasjonsboksen

• Trykke på egenskaper
• Legge til alternativer nederst
  

Slik holder du malen din beskyttet –

Noen få deler av teksten i malen din kan sikres mot uautorisert tilgang.

• Åpne den egendefinerte malen
• Merk teksten du vil beskytte
• Sett utformingsmodus på Utvikler-menyen
• Velg Rik-tekst
• Velg Egenskaper
• Velg begge eller ett av alternativene nederst
  

Denne metoden er nyttig for å beskytte tekst. Du kan for eksempel ha lagt til en ansvarsfraskrivelse, eller andre faste betingelser og derfor bør ingen redigere de.

Opprette et nytt mal-basert dokument

Etter å ha lagret de egendefinerte malene dine, kan du designe nye dokumenter ved å åpne Word på nytt. Splash-skjermen vil vise forskjellige maler, og noen av dem er nedlastbare. Velg koblingen Egendefinert for å vise dine personlige maler. Du finner enkelt din egen mal og lager ditt dokument.

Det er en kort veiledning om hvordan du lager en mal i MS Word. Hvis du synes dette blir for komplisert er det fullt mulig å la en MS Word ekspert løse dette for deg.